A.
PENGORGANISASIAN
STRUKTUR MANAJEMEN
1. Pengertian
Struktur Organisasi
Struktur Organisasi adalah suatu
susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu
organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk
mencapai tujuan yang di harapakan dan di inginkan. Struktur Organisasi
menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan
yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur
organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada
siapa, jadi ada satu pertanggung jawaban apa yang akan di kerjakan.
2.
Pengorganisasian sebagai fungsi dari
manajemen, meliputi :
a.
Sturktur Formal
Struktur Formal ialah suatu
organisasi yang memiliki struktur yang jelas, pembagian tugas yang jelas, serta
tujuan yang ditetapkan secara jelas. Atau organisasi yang memiliki struktur
(bagan yang menggambarkan hubungan-hubungan kerja, kekuasaan, wewenang dan
tanggung jawab antara pejabat dalam suatu organisasi). Atau organisasi yang
dengan sengaja direncanakan dan strukturnya secara jelas disusun. Organisasi
formal harus memiliki tujuan atau sasaran. Tujuan ini merupakan salah satu
faktor yang mempengaruhi struktur organisasi yang akan dibuat. Struktur
organisasi (desain organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme
formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukan kerangka
dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi,
bagian-bagian atau posisi-posisi, atau pun orang-orang yang menunjukan
kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam
organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialis kerja, standarisasi,
koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran
(ukuran) satuan kerja.
b.
Struktur Informal
Struktur Informal adalah kumpulan
dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan
bersama yang tidak disadari. Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal
dapat dicapai baik secara sadar maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk
menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat
eksak hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan
tidak terspesifikasi. Contoh organisasi informal adalah pertemuan tidak resmi
seperti makan malam bersama. Organisasi informal dapat dialihkan menjadi
organisasi formal apabila hubungan didalamnya dan kegiatan yang dilakukan
terstruktur dan terumuskan.
3.
Cantumkan Struktur Organisasi dari
Suatu Perusahaan
Suatu
perusahaan memiliki bagian-bagian struktur terpenting. berikut struktur dan
pembagian tugasnya :
Komisaris
: adalah pemilik dari perusahaan.
President
: direktur bertugas mengepalai semua prosedur yang
berjalan dalam suatu perusahaan.
Managing
Direktur : bertugas untuk memanage berjalannya
suatu pelaksana yang akan dirinci seperti akan misalnya sebuah kerja sama yang
akan dilakukan kedalam perusahaan lain membantu president direktur.
General
Manager : bertugas memimpin beberapa unit bidang
fungsi pekerjaan yang mengepalai beberapa atau seluruh manajer
fungsional.manajer umum adalah manajer yang memiliki tanggung jawab
seluruh bagian/fungsional pada suatu perusahaan atau organisasi.
Manager
: bertugas memiliki tanggung jawab pada satu bagian
fungsional pada suatu perusahaan atau organisasi.
Supervisor
: bertugas untuk mengawasi atau mengamati suatu
kegiatan yang dijalankan dalam sebuah perusahaan. seorang supervisor tidak
berkenan untuk mengatur yang ada dalam perusahaan.
Kepala
Bagian : bertugas untuk mengikutsertakan
anggotanya pada berjalannya suatu kegiatanyang ada pada perusahaan.
4. Manfaat
Struktur Fungsional dan Struktur Divisional
a. Struktur
Fungsional
Struktur
organisasi fungsional diciptakan oleh F. W. Taylor. Struktur ini berawal dari
konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap
atasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada
hubungannya dengan fungsi atasan tersebut. Setiap pegawai mempunyai pengawas
lebih dari satu orang atasan yang berberda-beda. Struktur ini banyak ditemukan
pada organisasi atau perusahaan area spesialisasi sebagai dasar eksistensi
sebuah departemen. Struktur ini lazim ditemukan pada perusahaan kecil dan menengah,
yang memusatkan pengambilan keputusan pada tingkat tertinggi dari perusahaan.
Manfaat :
- Efisiensi
melalui spesialisasi
- Komunikasi
dan jaringan keputusannya relatif sederhana
- Mempertahankan tingkat pengendalian strategi pada level manajemen puncak
- Dapat mendelegasi keputusan operasional sehari-hari
- Mempermudah pengukuran output dan hasil dari setiap fungsi
b. Struktur Divisional
Sebagaimana struktur organisasi yang lain, struktur organisasi divisional
ini juga mempunyai beberapa manfaat :
- Koordinasi antar fungsi menjadi lebih mudah dan cepat
- Mempunyai fleksibilitas pada struktur perusahaan
- Spesialisasi pada setiap divisi
dapat dipertahankan
- Kesempatan karir lebih terbuka
5.
Kerugian dari Struktur Fungsional
dan Struktur Divisional
Struktur Funsional Kelemahan :
1.
Menimbulkan kesulitan dalam
komunikasi dan konflik antar fungsi.
2.
Menyebabkan kemacetan pelaksanaan
tugas yang sifatnya berurutan.
3.
Memberikan respon yang lebih lambat
terhadap perubahan.
4.
Anggota fungsi hanya berfokus pada kepentingan
tugas-tugasnya sehingga cenderung berpandangan sempit dan dapat merugikan
organisasi secara keseluruhan.
Struktur
Divisional Kelemahan :
1.
Memungkinkan berkembangnya
persaingan disfungsional antar sumber daya organisasi dan konflik antara
tugas-tugas & prioritas-prioritas.
2.
Kepentingan divisi mungkin
ditempatkan di atas kepentingan organisasi secara keseluruhan.
3.
Kebijakan divisi tidak konsisten
dengan kebijakan divisi lain maupun dengan kebijakan organisasi.
4.
Timbulnya masalah dalam alokasi
sumber daya dan distribusi biaya-biaya perusahaan.
5.
Adanya duplikasi sumber daya dan
peralatan yang tidak perlu.
B. ACTUATING DALAM MANAJEMEN
1.
Pengertian Actuating
dalam Manajemen
Dari seluruh rangkaian
proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang
paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak
berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi
actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung
dengan orang-orang dalam organisasi. Dalam hal ini, George R. Terry
(1986) mengemukakan bahwa, Actuating merupakan usaha menggerakkan
anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan
berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota
perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai
sasaran-sasaran tersebut. Dari pengertian di
atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan
perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan
pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal
sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya. Hal yang
penting untuk diperhatikan dalam pelaksanaan (actuating) ini adalah bahwa
seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika : (1) merasa
yakin akan mampu mengerjakan, (2) yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan
manfaat bagi dirinya, (3) tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas
lain yang lebih penting, atau mendesak, (4) tugas tersebut merupakan
kepercayaan bagi yang bersangkutan dan (5) hubungan antar teman dalam
organisasi tersebut harmonis.
2.
Pentingnya Actuating dalam Manajemen
Fungsi actuating lebih
menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam
organisasi. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila
tidak diikuti dengan penggerakan seluruh potensi sumber daya manusia dan
nonmanusia pada pelaksanaan tugas. Semua sumber daya manusia yang ada harus
dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Setiap SDM
harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi
masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang
telah ditetapkan.
3.
Prinsip Actuating dalam Manajemen
a.
Prinsip mengarah pada tujuan
Tujuan pokok
dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya
proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai
tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan
fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain
seperti : perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan
yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan
bawahan.
b.
Prinsip keharmonisan dengan tujuan
Orang-orang
bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan
tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi
penyimpangan yang terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan
sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan.
Semua ini dipengaruhi oleh motivasi
masing-masing individu. Motivasi yang baik akan mendorong orang-orang
untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan
terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka
menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.
c. Prinsip
kesatuan komando
Prinsip kesatuan komando ini sangat
penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana
para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya.
Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam
pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka
untuk memperoleh hasil maksimal.
4.
Jelaskan Pentingnya Mencapai
Actuating
Dalam memimpin ada
kegiatan direction (perintah)
dan motivasi. Perintah adalah petunjuk atau penjelasan kerja, serta
pertimbangan dan bimbingan, terdapat para pelaku organisasi yang terlibat, baik
secara struktural maupun fungsional, agar pelaksanaan tugas dapat berjalan
dengan lancar. Dalam pelaksanaannya direction (perintah) seringkali dilakukan bersamaan
dengan controlling. Jika
perintah yang disampaikan pemimpin sesuai dengan kemauan dan kemampuan dari
staff, maka staff pun akan termotivasi untuk memberdayakan potensinya dalam
melaksanakan kegiatan organisasi. Sedangkan motivasi dapat dilakukan dengan
cara mejadikan staff sebagai rekan kerja, serta memberikan reward (penghargaan)
apabila staff bekerja secara baik.
-Menciptakan
kerjasama yang lebih efisien
-Mengembangkan
kemampuan & keterampilan staf
-Menumbuhkan
rasa memiliki & menyukai pekerjaan
-Mengusahakan
suasana lingkungan kerja yang meningkatkan motivasi & prestasi kerja staf
-Membuat
organisasi berkembang secara dinamis
Sumber :
